De ondernemersgids

Hoofdstuk I - Starten met een onderneming

1. Voorwaarden

1.1. Leeftijd

1.1.1. 18 jaar

Men kan zich pas als zelfstandige vestigen als de leeftijd van 18 jaar werd bereikt. Enkel wie meerderjarig is, is bekwaam om handel te voeren. Vóór die leeftijd kan men zich niet laten inschrijven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen, kan men niet failliet verklaard worden en kan men zelfs niet voor de ondernemingsrechtbank gedagvaard worden.

1.2. Bekwaam zijn

1.2.1. Gefailleerde/ontbonden vennootschap

In normale omstandigheden is een vroeger faillissement geen beletsel om een nieuwe zaak op te starten.
Toch kan de rechter bij een faillissement een verbod opleggen om nog een handelszaak op te starten als blijkt dat de gefailleerde door een grove fout bijgedragen heeft tot het faillissement. Dit verbod kan ingetrokken worden in geval van eerherstel.
Bij een faillissement van de vennootschap worden, behoudens uitzonderingen – met name in geval van een vennootschapsvorm met onbeperkte aansprakelijkheid van de aandeelhouders – niet de aandeelhouders of bestuurder(s) zelf failliet verklaard, maar alleen de vennootschap.
Een recente wet verleent aan de rechter wel de mogelijkheid om aan bestuurders van een vennootschap, waarvan de ontbinding uitgesproken wordt wegens het niet neerleggen van de jaarrekening, een verbod op te leggen om gedurende een bepaalde periode (van maximaal drie jaar) bestuurder te zijn in een vennootschap.

1.2.2. Niet bekwaam

De volgende personen missen de nodige bekwaamheid om handel te drijven:
  1. De gerechtelijk onbekwaam verklaarden of in staat van verlengde minderjarigheid verklaarden. Deze personen zijn juridisch gezien niet bekwaam om handel te drijven.
  2. De personen onder gerechtelijk raadsman gesteld of voor wie een voorlopige bewindvoerder werd aangesteld. Deze personen missen de noodzakelijke bekwaamheid om handel te drijven.

1.3. Nationaliteit

De nationaliteit op zich speelt geen rol inzake de verzekeringsplicht voor zelfstandigen.
Om een zelfstandige activiteit uit te oefenen moeten vreemdelingen die geen onderdaan zijn van de EU in het bezit zijn van een ‘beroepskaart’ behoudens enkele uitzonderingen.

1.4. Beroepskaart

Vreemdelingen van buiten de Europese Economische Ruimte (Europese Unie, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of buiten Zwitserland die in België een zelfstandig beroep wensen uit te oefenen moeten in het bezit zijn van een beroepskaart.
Sinds 31 december 2020 moeten ook Britse burgers die in loondienst of als zelfstandige willen werken in het Vlaams gewest, een aantal bijkomende stappen ondernemen. Welke stappen dit precies zijn, hangt af van de vraag of deze Britse burger reeds een verblijfsvergunning heeft die nog geldig was op 31 december 2020.
Sinds 20 augustus 2022 zijn vluchtelingen uit Oekraïne met het statuut van tijdelijke bescherming vrijgesteld van de beroepskaart om in België als zelfstandige te werken.
Deze verplichting slaat zowel op zij die in eigen naam een zelfstandig beroep willen uitoefenen als op diegenen die binnen een vennootschap of een vereniging actief zijn (bestuurder, zaakvoerder, werkende vennoot), zelfs al gaat het om een onbezoldigd mandaat.
Ingevolge de zesde staatshervorming zijn sinds 1 januari 2015 de gewesten en niet langer de FOD Economie, Kmo, Energie en Middenstand bevoegd voor de uitgifte van beroepskaarten. Voor Vlaanderen betekent dit dat het Vlaams gewest, dienst Economische migratie bevoegd is. Deze territoriale bevoegdheid van het Vlaams gewest wordt bepaald door de maatschappelijke zetel van de vestigingseenheid, of bij gebreke daarvan de plaats waar de effectieve activiteit uitgevoerd wordt. De aanvragen voor een beroepskaart blijven echter via de ondernemingsloketten of de diplomatieke of consulaire vertegenwoordigers verlopen.
De aanvraag moet opgesteld worden op het daartoe bestemde formulier dat consulteerbaar is op de website van de Vlaamse overheid. Deze website biedt tevens een simulator aan waarmee nagegaan kan worden of een beroepskaart nodig is om in België als buitenlandse onderdaan een zelfstandige activiteit te mogen starten en uit te oefenen.
De procedure betreffende de beroepskaart werd vernieuwd sinds 1 januari 2022. Sinds die datum gelden nieuwe toelatingsvoorwaarden. De toelatingsvoorwaarden zullen het Departement Werk en Sociale Economie (DWSE) in staat stellen om na te gaan of het project een innovatieve, economische, sportieve, artistieke of culturele meerwaarde biedt voor Vlaanderen. Sinds 1 februari 2022 moet een eerste beroepskaart ook digitaal aangevraagd worden via het DWSE-loket.
Binnen de 120 dagen nadat de aanvraag ontvankelijk verklaard is, wordt een beslissing genomen. Bij een negatieve beslissing kan de aanvrager daartegen in beroep gaan.
Met bepaalde landen heeft België een bilateraal verdrag gesloten, waardoor er voor inwoners van die landen (Verenigde Staten, Nieuw-Zeeland, Canada, Australië, Kroatië, Chili en Peru) een soepeler regime zal gelden.

1.4.1. Aanvraag bij verblijf in België

De aanvraag voor een beroepskaart voor een vreemdeling die in België verblijft, gebeurt via een erkend ondernemingsloket naar keuze, op voorwaarde dat men in het bezit is van een geldig getuigschrift van inschrijving in het vreemdelingenregister (BIVR). Een aanvraag voor een beroepskaart vanuit een illegaal verblijf zal geweigerd worden.
De aanvraag voor een eerste beroepskaart kan enkel ingediend worden via het online DWSE-loket. Ook indien een papieren beroepskaart gewijzigd wordt, omdat inhoudelijk een andere beroepsactiviteit uitgeoefend wordt, wordt dat beschouwd als een eerste aanvraag.
Nuttige modellen en informatie vindt men terug op de volgende website: https://www.vlaanderen.be/beroepskaart-voor-buitenlandse-ondernemers.
Op deze websites worden ook een reeks nuttige adressen vermeld, van Belgische ambassades, consulaten en ondernemingsloketten waar men meer informatie kan verkrijgen.
De contactgegevens van de gewestelijke dienst Economische migratie zijn:
Departement Werk en Sociale economieDienst Economische Migratie en ReguleringKoning Albert II-laan 35 bus 201030 BrusselTel.: 02/553 08 80
beroepskaart@vlaanderen.be
Het aanvraagformulier moet gedateerd, ondertekend en behoorlijk ingevuld worden. Men moet alle vereiste documenten en alle stukken die men zelf nodig acht voor het onderzoek bijvoegen. Bij de aanvraag moet men tevens het bewijs voegen van de kwijting van het recht verbonden aan de ingediende aanvraag.

1.4.2. Aanvraag bij verblijf buiten België

Wie niet over een geldige verblijfstitel beschikt, zal de aanvraag moeten indienen bij de diplomatieke of consulaire post van België in het land van geldig verblijf.
Wil de vreemdeling een gereglementeerd beroep uitoefenen, dan moet de aanvraag vergezeld zijn van:
  • het vestigingsattest of het diploma waaruit blijkt dat de gewenste activiteit uitgeoefend kan worden;
  • het ontwerp van een vennootschapsakte indien de activiteit binnen een vennootschap uitgeoefend wordt;
  • een overnamecontract indien men een bestaande zaak wenst over te nemen.
Ook wanneer de beroepskaart in het buitenland aangevraagd wordt, moeten op het moment van de aflevering ervan de naam en het adres van een erkend ondernemingsloket opgegeven worden voor de aflevering van de beroepskaart.

1.4.3. Voorwaarden

  • Een recht op verblijf, m.a.w. een verblijfsvergunning. Als men niet over een verblijfsvergunning in België beschikt, moet men deze aanvragen bij de diplomatieke of consulaire post op hetzelfde ogenblik als de aanvraag van de beroepskaart.
  • Het naleven van de reglementaire verplichtingen, verbonden aan de uit te oefenen activiteit. De gewestelijke dienst Economische migratie gaat na of men (en de eventueel op te richten vennootschap) beschikt over de vereiste toegangsvoorwaarden voor de geplande activiteit of het beroep en die eigen zijn aan het te verkrijgen statuut. Bij een hernieuwingsaanvraag wordt er bovendien gecontroleerd of de belastingen en sociale bijdragen correct betaald werden.
  • De economische meerwaarde van het project voor Vlaanderen. Men zal onder andere kijken naar het beantwoorden aan een economische behoefte, het scheppen van werkgelegenheid, nuttige investeringen, de economische weerslag op de ondernemingen in België, het bevorderen van de export, een vernieuwende of gespecialiseerde activiteit, enz. Ook het sociale, culturele, artistieke of sportieve nut van de geplande activiteit kan in aanmerking genomen worden. De aanvrager moet zelf alle nodige informatie hiervoor verzamelen om het nut van het project aan te tonen.
  • Een uittreksel uit het strafregister van maximaal zes maanden oud, uitgereikt door de bevoegde instanties van het land waar men gemachtigd is te verblijven.
  • Een kopie van het diploma met minimaal kwalificatieniveau 4 (VKS 4= niveau secundair onderwijs).
  • Een bewijs dat men beschikt over stabiele, toereikende en regelmatige bestaansmiddelen om te voorzien in het levensonderhoud of dat van het gezin (referentiekader is 120% van het leefloon) aan de hand van loonfiches en stortingsbewijzen op de bankrekening.
  • Een financieel plan of liquiditeitsprognose. De template daarvoor is te raadplegen op de website.
  • Een bewijs van loon dat aan zichzelf uitgekeerd zal worden, al dan niet vervat in het financieel plan.

1.4.4. Procedure

De diplomatieke of consulaire post of het ondernemingsloket die de aanvraag ontvangt, maakt die binnen de vijf dagen na ontvangst over aan de bevoegde gewestelijke dienst Economische migratie. Deze gaat na of de aanvraag geldig ingediend werd conform de regelgeving. Indien dit niet het geval is, wordt de aanvraag het voorwerp van een beslissing van niet-ontvankelijkheid die betekend wordt via de diplomatieke of consulaire post of het ondernemingsloket die de aanvraag ontvangen heeft.
Indien de regels gerespecteerd werden, gaat de gewestelijke dienst Economische migratie over tot het onderzoek van de aanvraag. De dienst Economische migratie controleert alle inhoudelijke informatie die nodig is om dit criterium te onderzoeken: een gedetailleerde omschrijving van het project, de bekwaamheid en ervaring van de aanvrager, financiële mogelijkheden, marktonderzoek, financiële analyse, contacten met handelspartners, ontwerp van contracten, statuten van de vennootschap of ontwerp van statuten, ...
Indien de aanvraag aan de vereiste criteria voldoet, levert de gewestelijke dienst Economische migratie de beroepskaart af. Deze wordt origineel overgemaakt via een ondernemingsloket aan de aanvragende buitenlander. Indien dit niet het geval is, betekent de gewestelijke dienst Economische migratie een gemotiveerde weigering en brengt de beslissing over via de diplomatieke post of via een ondernemingsloket.
Na een weigering van beroepskaart mag men pas na een periode van één jaar, te rekenen vanaf de datum van het indienen van de vorige aanvraag, een nieuwe aanvraag indienen.
Indien de beroepskaart geweigerd wordt, kan men een beroep indienen bij de gewestelijk bevoegde minister van Werk via de bovenstaande contactgegevens, ten aanzien van griffier REOV (Raad voor Economisch Onderzoek inzake Vreemdelingen).
Men moet dit beroep indienen binnen een termijn van 30 dagen, die aanvangt op de derde werkdag die volgt op de verzendingsdatum vermeld op de beslissing tot weigering of intrekking.
Men kan tegen deze beslissing een verzoek tot verbreking indienen bij de Raad van State binnen de 60 dagen die volgen op de dag volgend op de datum waarop men er kennis van genomen heeft.

1.4.5. Kostprijs

De kostprijs voor de aanvraag, wijziging, hernieuwing of vervanging van de eerste beroepskaart is vastgesteld op € 140. De aflevering of de hernieuwing ervan gebeurt door het ondernemingsloket, dat een overheidsrecht moet aanrekenen van € 90 per jaar van geldigheid van de beroepskaart.
Deze rechten moeten betaald worden bij de aanvraag, naargelang van het geval via de diplomatieke of consulaire post, of het WSE-loket. Bij aflevering van een gewijzigde of vervangen kaart, moet er niet opnieuw betaald worden.

1.4.6. Aflevering

Wanneer de aanvraag goedgekeurd wordt en de aanvrager een wettig verblijf heeft in België, moet het bedrag betaald worden voor de aflevering van de beroepskaart. Dat bedrag is € 90 per jaar dat de beroepskaart geldig is. Na betaling kan de beroepskaart gedownload worden via het DWSE-loket.
Indien de aanvrager nog geen wettig verblijf in België heeft, verwittigt de gewestelijke dienst Economische Migratie de aanvrager en de Belgische diplomatieke post van het land van verblijf van de goedkeuring. Vervolgens kan een machtiging tot voorlopig verblijf (visum D) aangevraagd worden bij de diplomatieke post. Zodra de dienst Economische Migratie een kopie van het visum ontvangt, wordt de beroepskaart opgestuurd naar het gekozen, erkend ondernemingsloket. Opnieuw moet een bedrag van € 90 per jaar betaald worden dat de kaart geldig is.

1.4.7. Geldigheidsduur

Een beroepskaart is maximaal drie jaar geldig.
De categorie van activiteiten die uitgevoerd worden, bepaalt de geldigheidsduur van de beroepskaart:
  • zelfstandige beroepsactiviteit met een economische meerwaarde: gebruikelijke geldigheidsduur van twee jaar;
  • zelfstandige beroepsactiviteit met een innovatieve meerwaarde: gebruikelijke geldigheidsduur van drie jaar;
  • beroepsactiviteit met een sportieve, culturele of artistieke meerwaarde: de geldigheidsduur staat in verhouding tot de duur van de activiteit die in het Vlaams gewest uitgevoerd zal worden, maar is beperkt tot een maximale geldigheidsduur van drie jaar.

1.4.8. Vernieuwingen

De vreemdeling die zijn beroepskaart wil hernieuwen moet bij zijn aanvraag een bewijs voegen waaruit blijkt dat hij aan zijn sociale en fiscale verplichtingen voldaan heeft, en dat hij aan de voorwaarde betreffende het economisch nut en de economische meerwaarde voldoet. Alle bewijzen die bij de aanvraag tot hernieuwing of verlenging horen, moeten in tweevoud geleverd worden. Eveneens moet de vreemdeling nog steeds over een geldige verblijfsvergunning beschikken.
De aanvraag tot verlenging of tot hernieuwing moet gebeuren ten laatste 60 dagen voor het verstrijken van de geldigheidsduur via het gekozen ondernemingsloket.
De kaart wordt afgeleverd voor één of meerdere specifieke activiteiten, vermeld op de machtiging. Elke wijziging of toevoeging van een activiteit vereist bijgevolg het voorafgaand verkrijgen van een nieuwe machtiging. Zo ook vereist elke wijziging van één van de gegevens vermeld op de machtiging, een vernieuwing ervan. Hetzelfde geldt wanneer men zijn beroepskaart verliest of deze vernietigd is. In het voorkomende geval moet de aanvraag vergezeld zijn van een verklaring op eer van verlies of vernietiging.
De beslissing over de beroepskaart wordt genomen binnen een termijn van 120 dagen nadat de aanvraag ontvankelijk verklaard werd. De termijn kan wel verlengd worden indien het om een complex dossier gaat.
Indien de hernieuwing van uw beroepskaart geweigerd wordt, mag u tijdens de volledige beroepsprocedure van 30 dagen niet meer als zelfstandige werken.

1.4.9. Weigering

Indien de beroepskaart geweigerd wordt, kan men pas na één jaar een nieuwe kaart aanvragen voor dezelfde activiteit. De termijn begint te lopen vanaf de datum van de vorige aanvraag.
Op dit verbod bestaan er evenwel uitzonderingen:
  • indien de weigering het gevolg is van een beslissing van niet-ontvankelijkheid;
  • indien men nieuwe elementen kan aanbrengen;
  • indien de aanvraag een nieuwe activiteit betreft.

1.4.10. Vrijstellingen

De volgende vreemdelingen zijn, behoudens bepaalde uitzonderingen, vrijgesteld van de verplichting een beroepskaart te bezitten:
  • de onderdanen van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie, Zwitserland, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen), evenals hun echtgeno(o)t(e), hun bloedverwanten (kinderen en ouders die ten laste zijn) of die van hun echtgeno(o)t(e), evenals de echtgeno(o)t(e) van deze personen, mits zij zich met hen vestigen;
  • de echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner van een Belg, hun bloedverwanten (kinderen en ouders die ten laste zijn) en hun echtgeno(o)t(e), mits zij zich met hem vestigen;
  • de vreemdelingen die legaal verblijven in een andere EU-lidstaat en er dienstverrichter zijn en die in België een dienst willen komen verrichten. In geval van vestiging als zelfstandige in België geldt deze vrijstelling niet;
  • de erkende vluchtelingen;
  • de vreemdelingen die hun echtgeno(o)t(e) bijstaan of vervangen bij de uitvoering van een zelfstandige activiteit;
  • de onbezoldigde bestuurders in bijberoep;
  • de vreemdelingen die in België een zakenreis ondernemen of conferenties geven en dat voor een periode van maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen;
  • de vreemdelingen die geen hoofdverblijfplaats hebben in België en hier conferenties geven, voor zover de duur van het verblijf, nodig voor hun prestaties, geen 90 dagen binnen een periode van 180 dagen overschrijdt;
  • de buitenlandse journalisten, de sportlui, de artiesten en eventueel hun zelfstandige begeleiders die geen hoofdverblijfplaats hebben in België en hier prestaties verrichten in het kader van hun beroep en dat voor maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen;
  • de buitenlandse studenten die in het kader van hun studie stage lopen en dat voor de duur van hun stage;
  • de vreemdelingen die in België een stage lopen die kadert in een goedgekeurd programma van ontwikkelingssamenwerking of een uitwisselingsprogramma gebaseerd op wederkerigheid en dat voor de duur van het programma;
  • de vreemdelingen die houder zijn van een geldige IKV (identiteitskaart voor vreemdelingen), of van een geldige BIVR (bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister) voor onbeperkte duur;
  • de vreemdelingen ingeschreven op het tableau van de Orde van advocaten of op de lijst van stagiairs.

1.4.11. Onderbreking of stopzetting

Bij de onderbreking van de werkzaamheden of bij de stopzetting ervan moet de vreemde ondernemer zich aanmelden bij zijn ondernemingsloket voor de stopzettingsactiviteiten en de teruggave van de beroepskaart.
De vergunninghouder moet op het moment van de inlevering de reden van onderbreking of stopzetting meedelen aan het ondernemingsloket.

1.5. Beschikken over de burgerrechten

Om te starten moet u uw burgerrechten bezitten. Bovendien kunnen personen die veroordeeld werden tot een criminele straf geen handel meer drijven voor de duur van de straf.

1.6. Opstellen ondernemingsplan

Hoewel het opstellen van een ondernemingsplan strikt genomen niet wettelijk vereist is, is het toch een goede oefening om een beter inzicht te krijgen in de eigen capaciteiten en de kans op slagen van een eigen zaak. Wie bij de bank een financiering vraagt zal steeds een ondernemingsplan moeten voorleggen.
Er bestaan talrijke modelplannen die de startende ondernemer kan gebruiken bij het opstellen van een ondernemingsplan, maar doorgaans voorzien ze allen de volgende items die de toekomstige zelfstandigen vooraf even aan het denken zetten:
  • een kort cv (wat zijn de voornaamste kwaliteiten en kenmerken van de kandidaat-ondernemer, welke tijd er kan besteed worden aan de eigen zaak, ...) en een beschrijving van de voorgenomen activiteiten;
  • de gewenste rechtsvorm (vennootschap of eenmanszaak) met omschrijving van de redenen;
  • de beoogde doelgroep;
  • in welke behoefte het product of de dienst voorziet, op welke trends men hiermee inspeelt (hiervoor moeten de kansen en de bedreigingen in kaart gebracht worden);
  • waarin men zich onderscheidt ten opzichte van concurrenten (hiervoor moeten de sterke en de zwakke punten opgesomd worden);
  • een marketingvisie. Wat is de prijs van het aangeboden product of dienst? Hoe zorgen voor promotie? Waar vindt de verkoop plaats en hoe gebeurt de distributie?;
  • het financieel plan. Wat kosten de beoogde activiteiten en wat leveren ze op? In het financieel plan maakt men een schatting van alle inkoop- en productiekosten en van de omzet die daartegenover staat, het liefst over een periode van drie tot vijf jaar. Hoe zit het met de liquiditeitsplanning? Wanneer komt er geld binnen en wanneer gaat er geld uit? Welke zijn de vaste kosten (sociale bijdragen, huur, verzekeringen, auto...)?
Eens dit alles in kaart is gebracht, kan men bepalen of de eigen financiële middelen volstaan of dat er noodzaak is om een andere bron van financiering aan te spreken.
Indien u een vennootschap zoals een BV, een NV of CV wilt oprichten, moet u een financieel plan opstellen voor de eerste twee jaar van de onderneming en het overmaken aan de notaris bij het opstellen van de oprichtingsakte. Sinds de invoering van het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) is wettelijk bepaald hoe de inhoud van dit financieel plan er moet uitzien.
Bij faillissement binnen de eerste drie jaar na de oprichting zal de rechter dat financieel plan opvragen bij de notaris.
Als dan blijkt dat kennelijk onvoldoende werkingsmiddelen (kapitaal plus eventuele leningen in de NV of aanvangsvermogen in de BV en CV) voorzien werden voor de eerste twee jaar van de activiteit, kan de oprichter hoofdelijk verantwoordelijk gesteld worden voor (het geheel of een gedeelte van) de schulden van de vennootschap. De beperkte aansprakelijkheid wordt dan opgeheven.
De BV, zijnde de nieuwe BVBA, heeft geen kapitaal meer, hetgeen niet wegneemt dat een financieel plan nog altijd verplicht is. Het WVV legt zelfs de minimuminhoud van dit financieel plan vast.
Het financieel plan is niet vereist voor een VOF (vennootschap onder firma) en voor een commanditaire vennootschap. Dit is ook zo gebleven onder het nieuwe WVV.